Je stuurt een factuur van 1.000 euro voor een klus of verkoopt een product via je webshop. Dan komt al snel dezelfde vraag op: moet hier btw bij, en mag je de btw op je eigen kosten weer terugvragen?
Voor veel starters voelt btw in het begin als geld dat door je rekening loopt, maar niet echt van jou is. Dat klopt voor een groot deel ook. Je rekent btw aan je klant, ontvangt dat bedrag en draagt het later af aan de Belastingdienst. Tegelijk kun je btw op zakelijke kosten vaak aftrekken. Precies daar gaat het vaak mis: wanneer moet je btw rekenen, en wanneer mag je btw aftrekken als voorbelasting?
Hieronder leg ik het stap voor stap uit, zonder onnodige vaktaal.
Wanneer reken je btw aan je klant?
Als ondernemer bereken je btw over je verkoopprijs aan je klant. Die btw ontvang je dus eerst zelf, maar dat bedrag is bedoeld om door te storten aan de Belastingdienst.
Meestal doe je elk kwartaal btw-aangifte. Soms is dat maandelijks of jaarlijks. In die aangifte geef je aan hoeveel btw je van klanten hebt ontvangen en hoeveel btw je zelf mag aftrekken.
In Nederland zijn er drie btw-tarieven:
- 21 procent, het standaardtarief
- 9 procent, het verlaagde tarief
- 0 procent
Het tarief van 21 procent geldt voor de meeste producten en diensten.
Het tarief van 9 procent geldt voor onder meer eten, water, boeken, kappers, fietsenmakers en musea.
Het tarief van 0 procent geldt voor diensten en goederen naar het buitenland, binnen en buiten de EU.
Dat laatste is belangrijk: 0 procent is niet hetzelfde als een vrijstelling. Bij 0 procent reken je wel volgens de btw-regels, alleen tegen een tarief van nul. Bij een vrijstelling reken je geen btw, maar mag je meestal ook geen btw aftrekken.
Wanneer reken je juist geen btw?
Er zijn twee veelvoorkomende situaties waarin je geen btw rekent.
De eerste is een btw-vrijstelling. Die geldt voor bepaalde branches, zoals zorg, onderwijs, kinderopvang en sport. Als je onder een vrijstelling valt, reken je geen btw aan je klant. Daar staat wel iets tegenover: je mag dan ook geen btw aftrekken op je kosten die met die vrijgestelde omzet te maken hebben.
De tweede situatie is de kleineondernemersregeling, de KOR. Die kun je gebruiken als je omzet maximaal 20.000 euro per jaar is. Doe je mee aan de KOR, dan reken je geen btw aan klanten. Maar ook hier geldt: je mag dan geen btw aftrekken.
Dat is voor starters een belangrijke afweging. Geen btw rekenen klinkt simpel, maar het betekent ook dat je de btw op zakelijke aankopen niet terug kunt vragen.
Hoe werkt btw afdragen in de praktijk?
Stel, je verkoopt een dienst voor 1.000 euro en daar geldt 21 procent btw voor. Dan zet je op je factuur 1.000 euro plus 21 procent btw. Je klant betaalt dat totaalbedrag aan jou. Het btw-deel houd je apart in gedachten, want dat draag je af via je aangifte.
Meestal doe je die aangifte per kwartaal. Soms vraagt de Belastingdienst om maandelijkse of jaarlijkse aangifte. Je eerste btw-aangifte is soms nog op papier.
Ook als je in een periode geen omzet hebt gehad, moet je meestal wel btw-aangifte doen. Dat heet een nihilaangifte.
Dat voorkomt een veelgemaakte fout bij beginners: denken dat je zonder omzet ook niets hoeft in te dienen.
Wanneer mag je btw aftrekken?
Btw die je betaalt over zakelijke inkopen, kosten en investeringen mag je vaak aftrekken van de btw die je moet afdragen. Dat heet aftrekken als voorbelasting.
Het idee is simpel. Je ontvangt btw van klanten, maar je betaalt zelf ook btw aan leveranciers. In je aangifte streep je die bedragen als het ware tegen elkaar weg.
Je mag die btw alleen aftrekken als aan de voorwaarden is voldaan:
- de kosten moeten echt zakelijk zijn
- je moet een geldige factuur met btw hebben
- je trekt de btw af in het aangiftetijdvak waarin de btw in rekening is gebracht
Een opvallend punt voor starters is dat je de btw al kunt aftrekken in het tijdvak waarin die op de factuur staat, ook als je de leverancier nog niet hebt betaald.
Wanneer mag je btw niet aftrekken?
Niet alle btw is aftrekbaar. Er zijn duidelijke uitzonderingen.
Je mag geen btw aftrekken op priveaankopen. Ook btw op horeca-uitgaven is niet aftrekbaar. Verder geldt dat je geen btw mag aftrekken voor vrijgestelde omzet. Dat sluit aan op de regel hierboven: als je zelf geen btw rekent omdat je vrijgesteld bent, kun je de btw op bijbehorende kosten meestal ook niet terugvragen.
Er zijn nog twee praktische uitzonderingen die veel ondernemers verrassen.
Bij relatiegeschenken boven 227 euro per persoon is geen aftrek mogelijk.
Gebruik je een auto ook privé, dan is alleen het zakelijke percentage aftrekbaar.
Juist bij gemengd gebruik, deels zakelijk en deels privé, is het goed om kritisch te kijken welk deel echt zakelijk is. Voor de btw telt dat verschil direct mee.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld
Stel, je hebt in een kwartaal btw aan klanten berekend over je omzet. In datzelfde kwartaal heb je ook zakelijke kosten gemaakt en daar btw over betaald.
Dan werkt de aangifte in de kern zo:
- btw ontvangen van klanten: dit draag je af
- btw betaald op zakelijke kosten: dit trek je af als voorbelasting
- verschil: dat betaal je aan de Belastingdienst, of krijg je terug
Als je meer btw hebt betaald aan leveranciers dan je van klanten hebt ontvangen, krijg je geld terug van de Belastingdienst. Volgens de onderzoeksgegevens gebeurt terugbetaling vanaf 50 euro.
Dat maakt btw voor starters vaak minder zwaar dan het eerst lijkt. Zeker in de opstartfase, als je veel investeert en nog weinig omzet draait, kan de aftrek van voorbelasting juist zorgen voor een teruggaaf.
Vrijstelling, 0 procent en KOR, dit zijn drie verschillende dingen
Beginners halen deze drie vaak door elkaar. Toch zijn de gevolgen niet hetzelfde.
Bij een vrijstelling reken je geen btw. Je mag dan ook geen btw aftrekken.
Bij de KOR reken je ook geen btw. En ook dan mag je geen btw aftrekken. De grens hiervoor is een omzet van maximaal 20.000 euro per jaar.
Bij het 0 procent-tarief werk je wel binnen het btw-systeem voor diensten en goederen naar het buitenland, binnen en buiten de EU. In de onderzoeksgegevens staat alleen dat hiervoor het 0 procent-tarief geldt. Meer details over de precieze toepassing staan daar niet bij.
Als je twijfelt in welke categorie jouw situatie valt, is dat geen detail. Het bepaalt direct of je btw moet rekenen en of je voorbelasting mag aftrekken.
Waar beginners het vaak fout doen
De meeste fouten ontstaan niet door ingewikkelde regels, maar door slordige basisstappen.
Een paar punten om scherp op te zijn:
- Kijk per verkoop of je btw moet rekenen, en tegen welk tarief: 21 procent, 9 procent of 0 procent.
- Controleer of jouw branche misschien onder een vrijstelling valt.
- Gebruik je de KOR, onthoud dan dat je ook geen btw mag aftrekken.
- Trek alleen btw af op kosten die echt zakelijk zijn.
- Bewaar geldige facturen met btw.
- Vergeet geen aangifte te doen als je geen omzet had, dan doe je een nihilaangifte.
Vooral dat laatste is iets waar starters tegenaan lopen. Geen omzet betekent niet automatisch geen verplichting.
Handige vuistregel
Als je btw aan je klant rekent, zit je meestal in het normale btw-systeem. Dan moet je btw afdragen, maar kun je btw op zakelijke kosten vaak ook aftrekken.
Reken je geen btw door een vrijstelling of door de KOR, dan kun je die aftrek meestal niet gebruiken.
Dat is vaak de snelste manier om het verschil te onthouden.
Dit artikel is informatief en geen persoonlijk financieel advies. Raadpleeg voor jouw situatie een onafhankelijk adviseur.
FAQ
Wanneer moet ik btw rekenen als ondernemer?
Als ondernemer bereken je btw over je verkoopprijs aan je klant. In Nederland zijn er drie tarieven: 21 procent, 9 procent en 0 procent.
Wanneer mag ik btw aftrekken als voorbelasting?
Dat mag bij btw op zakelijke inkopen, kosten en investeringen, als de kosten echt zakelijk zijn en je een geldige factuur met btw hebt.
Mag ik btw aftrekken als ik de factuur nog niet heb betaald?
Ja. Volgens de onderzoeksgegevens trek je btw af in het aangiftetijdvak waarin de btw in rekening is gebracht, ook als je leverancier nog niet is betaald.
Moet ik btw-aangifte doen als ik geen omzet heb?
Ja, ook bij geen omzet moet je btw-aangifte doen. Dat heet een nihilaangifte.
Mag ik btw aftrekken als ik meedoe aan de KOR?
Nee. Bij de kleineondernemersregeling, voor omzet tot maximaal 20.000 euro per jaar, reken je geen btw en trek je ook geen btw af.
Wanneer krijg ik btw terug van de Belastingdienst?
Als je meer btw hebt betaald dan ontvangen, krijg je geld terug van de Belastingdienst. Volgens de onderzoeksgegevens gebeurt terugbetaling vanaf 50 euro.
